个人管理-工具篇
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最近花了很多时间研究免费的个人知识管理软件工具,本来为了做搜集资料过程的存档和管理,结果延伸到个人管理,也包含了免费的个人时间管理软件工具,简单将尝试和最终选择结果介绍如下,工大家参考。
关于个人知识管理概念和理念,请见《个人知识管理心得》。感谢善用佳软对websaver和PKM2软件的介绍和推荐。
知识管理系统大致划分为四种类型的工具:知识获取工具、知识存储工具、知识共享工具和知识应用工具,本文总结不包括应用工具。由于各种软件功能具有一定的交叉性,所以,将根据软件出品方进行统一总结,之后再提出我最终选择的软件工具组合。
0、纸笔:
目前各种单机和网络工具很发达,但是要取舍配合,根据个人需要考虑采用,也不要忘记了最简单最实用的那个,就是纸笔,我的第一选择,就是在兜里揣了一个小笔记本和一支笔,想起灵感或要做的事,随时记录,当然,有时候也会记在手机里,手机的缺点是比较慢,记大量的文字费劲(英文会好一点)。
1、Mindmanager pro7——思维导图软件,构建知识地图:
根据广泛学习后得到的理念和思路,个人知识管理第一步,也是长期发展的根本,是根据个人价值观构造个人的知识地图,最好的方法是应用思维导图,经过我的考察,最容易得到破解版本并且使用比较广泛和稳定的是Mindmanager pro7,但是据说这个比较专业复杂,另一个Mindmapper比较容易上手(但全面破解的中文版比较难找)。这个我还没有用过,如果只是要画一个知识地图,其实不如自己手画一个,比学会使用这个软件容易高效多了。
这种思维导图最适合用逻辑关系简单链接条目或项目。如果你是项目经理,如果把这个软件用于思路整理和团队分享、头脑风暴,会非常好用。
2、MS Outlook——工作邮件、时间管理:
想来想去,在PC与手机同步,相关功能协调上,outlook无疑不可替代,采用其日程表、通讯录、邮件功能。
×写完这篇文章后发现,outlook的规则功能相当强大,而且数据文件的模式也很方便了,所以,决定彻底放弃foxmail。
3、foxmail——非工作邮件:
最大优点是可以分目录收不同邮箱的邮件,尤其是在邮箱代表用处和不同交际圈、工作内容的时候。将之用来管理除工作邮件之外的其他邮件,这样做的另一个好处,是可以避免其他邮件干扰和打断主要工作思路。而且邮件绿色,PC迁移时,可以直接拷贝foxmail目录(我用的还是foxmail5.0,不知道现在还是不是这样了)。
4、websaver:
本地知识管理,以长期专题的写作和项目性的知识搜集为主,符合我最喜欢抓网页和用记事本的习惯
也尝试了PKM2,问题是不能规模导出,而且默认格式是网页格式,不如websaver是我喜欢的文本格式;尝试过另外几款,要么是功能太过简单,要么是英文界面。websaver足够我用了。
5、Google——最大赢家:
众多软件,应该代表未来云计算的方向,三网合一,再无本地存储。但是,目前很多软件的功能还太过简单和笨拙。作为一个选择标准,尽管网络化是一种趋势,但目前网络条件和网络PKM工具还不成熟和不系统,在不需要网络的功能上,暂时不考虑网络软件。
5-1、必用级——又简单又好用的:
a、搜索——知识获取必用工具;
b、reader阅读器——从优秀的固定渠道获取知识,可以做标记,有星号评级,便于记录整理,随时调阅,还可以与朋友分享;
c、Google桌面:除了本机文件搜索功能强大之外,有个补充工作栏,其中有些小工具也很好用,比如便签和任务列表、维基百科搜索,网络资讯订阅,而且这个补充栏可以最小化到顶部;
d、金山词霸Google合作版——免费么。
5-2、偶用级:
a、Picasa:好东西,只是目前还没有太多照片要管,也懒得管;
b、日历:优点是可以配合手机短信通知,并且可以和outlook日历互通,但实际效果不一定比手机的日程同步高多少;处理方针:需要的时候随时导出outlook的日程,实现同步。
c、文档:优点是唯一能识别UTF-8编码的,刚好我的wordpress独立博客是用UTF-8编码,同时,可以离线编辑,在联网时与在线文档自动同步,可以在线发布、分享,有利于团队协作,缺点是不能离线新建,编辑和管理功能比较弱;
d、iGoogle:集成了一批Google工具和信息,会是未来的一个发展方向,但目前由于各工具的能力不够强,暂时意义不大;处理方针:存在链接里,需要的时候调出来找东西,一般情况下不打开,比较容易分散注意力
e、Gmail:据说很好用,但是目前需要使用工作邮箱,等到 不必使用工作邮箱,或是Gtalk风靡,或是朋友圈转移到Google Connet的时候再用。
5-3考虑级——定期(如每季度)关注进展:
a、Gtalk——等朋友们都 从MSN迁移再说吧;
b、Google书签和笔记本——等到功能比较完善或是云计算实现了再说;
c、翻译——俺还是自己来吧,除非它真的智能到逻辑清楚
6、wordpress:
已经是我最钟爱的独立博客软件了,开源的,用来做知识分享,其实也可以做知识在线的管理,有标签和搜索功能,便于查询。
博客有利于培养长期的了解和信任,树立知识工作者的权威,这是知识资产价值实现的重要手段之一。当然,不利之处是,容易暴露真实水平。
7、社会化书签(social bookmark,或称社交书签、网摘)——社区化学习:
就是把你的收藏夹搬到网上,随时可以调用和与朋友分享,最好的是delicious(http://delicious.com/),可惜是英文的,由于其被yahoo收购了,不妨采用中文的雅虎收藏。
因为其可以通过大家的收藏(还可以做简短评论、设定标签)来证明其价值,用脚投票,相对来说,对于来源的评价比Google搜索更科学和准确,虽然信息会少一点。同时,可以发现收藏同一类型网站的朋友,建立自己的同领域朋友圈或发现领域专家。
有利于长期知识学习(确定固定有价值渠道),协同学习(团队共享知识来源),发现朋友圈(相同爱好收藏的朋友),对有价值信息的甄选(收藏人数就是大家的评价),有时候还可以根据热门标签或最新收藏发现搜不到的信息。
8、Google网站优化工具套件——单独拿出来说,是因为大部分朋友用不到:
网站管理员工具,Analytics(分析),Google热榜,Google Friend Connect(朋友圈,有网站套件),Website Optimizer(试验优化效果用),AdSense(发广告赚钱),Adwords(花钱发广告),Google站点(可以用作协作平台和简易建站工具),黑板报(学习Google的思路和发展)。
9、自建wiki——暂时不需要:
还没有具体研究和查找软件,有利于协同学习,提升水平,用来写书和就某个主题研讨,再好不过。
最终选择软件组合:
纸笔 + MS Outlook + websaver + Google(搜索、reader阅读器 、Google桌面——含补充工作栏、词霸)+ wordpress博客 + 雅虎收藏 + 部分Google网站优化工具
个人管理——时间管理和知识管理,最关键是确定策略后,整合合并相似工具,采取行动,然后逐渐固化到习惯和潜意识中,朋友,你要不要也马上开始呀?!
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文章 “个人管理-工具篇”有2条评论
几点补充:
1、纸和笔做任务管理,有个网站pocketmod.com。我用过,还不错。用一张A4纸做GTD任务安排。
可以看http://forum.palmislife.com/redirect.php?tid=79894&goto=lastpost 参考一下。
2、
见过很多思维导图软件介绍,没用过,个人感觉还是不如直接在纸上画。也许思维还比较简单,无需软件去协助吧。
3、ms outlook也支持多邮箱分类,不过是通过建立新文件夹和设定邮件存储规则来实现。只是比foxmail显得麻烦一些。
outlook也是半绿色的,把c盘下的outlook文件拷出来就是备份。数据文件是绿色的,就是软件没有绿色
正常。和系统集成这么多,也不好太绿色。
btw,我也用foxmail 5.0一直。outlook办公收信用,foxmail 私人信件用。哈
4、n年前就认识到软件网络化的趋势,可是现在我倒是越来越相信本地化是最终趋势。或者说,数据本地化(备份网络化),应用软件网络化。毕竟数据安全第一,便捷使用时第二位。
5、关于搜索,我其实感觉桌面全文搜索很有用,不过推荐everything,文件名搜索软件,太快了。必备。推荐你试一下。
6、google文档用了几天,慢,不方便。顶多是比网络u盘功能大一些。还是本机office编辑方便。不过google的软件和应用太多了,我已经算是半个google fans了。
7、社会化书签。。。。我一直用maxthon的在线收藏,方便。不过不知道有没有共享功能。这东西,有点个人化。。。。
8、wordpress。。。嗯。可是我最终还是偏向google blogger了。哈。懒
9.用websaver了?效果如何?我下载了pkm2,结果一运行就报错,只好放弃,还是用websaver做网页存储,不知道这个websaver的编辑功能如何,还没用过。websaver最好改个名字。。。。
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justlaugh Reply:
二月 11th, 2009 at 15:33
写这么多!!fans,你真是太好了!
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